Integriteitsbeleid EUR Holding BV

Civis Mundi Digitaal #45

Intro

Voor moderne professionele organisaties is integriteit een vanzelfsprekend thema. Zo ook bij de EUR Holding en haar werkmaatschappijen. De vraag “Hoe gaan we met elkaar en met onze klanten/stakeholders om?” is niet meer weg te denken. Openheid, en elkaar durven aanspreken zonder bang te zijn voor sancties, dragen bij aan een prettige en uiteindelijk meer professionele werkomgeving. Zonder dat er altijd direct sprake is van opzet, kunnen collega’s zich bijvoorbeeld geïntimideerd voelen, of vinden dat ze respectloos behandeld zijn. Miscommunicatie is vaak de oorzaak. Maar er zijn ook gevallen van seksuele intimidatie of fraude bekend. Dergelijke zaken wil de EUR Holding voorkomen, of in ieder geval bespreekbaar maken, door een professionele, veilige en plezierige werkomgeving voor iedereen na te streven. Daarom wordt in samenspraak nader inhoud gegeven aan het thema integriteit binnen de EUR Holding en haar werkmaatschappijen, via een tweetal documenten: de brochure “Werken onder de vlag van EUR Holding BV” bevat de tien gouden gedragsregels die de EUR Holding in acht neemt. De notitie “Samenvatting ingegriteitsbeleid EUR Holding” geeft kort weer welke weg te bewandelen en bij wie men terecht kan als er vragen zijn of twijfels rijzen over integriteit of ongewenst gedrag.

Het zijn stukken die in dit nummer gepubliceerd worden, in het licht van het bovenstaande artikel van Maurits Helmich. We tekenen hierbij als redactie aan dat de Tweede Kamer onlangs een motie van het Tweede Kamerlid Pieter Duisenberg aangenomen heeft voor het entameren van een onderzoek naar academisch zelfcensuur, en om na te gaan of er wel voldoende ruimte blijft voor dissidente geluiden.

Integriteitsbeleid EUR Holding BV

EUR Holding BV streeft ernaar een integere organisatie te zijn. Dit is een organisatie die aan zo veel mogelijk voorwaarden voldoet om personen binnen die organisatie, individueel en in gezamenlijkheid, te stimuleren zich te houden aan sociale, ethische en/of professionele waarden en normen. Zulke waarden en normen vormen de basis van de gedragsregels binnen de Holding. Maar niet alleen de regels van de organisatie zijn van belang. De naleving van regels, behorend bij een professie (zoals secretaresse, manager, docent, onderzoeker) valt ook onder integriteit. Verder is er persoonlijke integriteit, die te maken heeft met algemene gedragsnormen zoals fatsoen, eerlijkheid, openheid. Om de Holding tot een integere organisatie te maken, is de afgelopen maanden nader inhoud gegeven aan het integriteitsbeleid. Het vervolg van deze tekst bevat een samenvatting van dit beleid.

Uitgangspunt is dat binnen de Holding voornamelijk professionals werken. Daarbij past geen klassiekhiërarchische aansturing. Natuurlijk geeft het management de richting aan, maar steeds met ruimte voor de medewerkers. Regels dienen er mede toe om de grenzen van deze ruimte te bepalen. De naleving daarvan is een gedeelde verantwoordelijkheid.

Gedragsregels binnen EUR Holding BV

Zoals in elke organisatie bestaan binnen de Holding talrijke gedragsregels. We kunnen onderscheid maken tussen regels die voor de gehele organisatie gelden en regels die specifiek zijn voor onderdelen van de Holding (werkmaatschappijen, RvC’s). Omdat specifieke regels grotendeels overgelaten kunnen worden aan de afzonderlijke onderdelen, staan hier gedragsregels centraal die gelden voor de hele organisatie. De naleving daarvan is van belang voor een plezierige dagelijkse omgang en om mogelijke reputatieschade van de organisatie te voorkomen. Bekend-zijn met de regels is daartoe een eerste vereiste. 

Explicitering en verduidelijking van regels

De gedragsregels (of normen) van de Holding zijn voor een deel vastgelegd, zoals in de Integriteitscode van de EUR, de Verklaring Wetenschappelijke Integriteit (Declaration Scientific Integrity) en op BV-niveau de Code of Conduct van IHS. Voor een groter deel echter zijn ze niet geformaliseerd, dus niet vastgelegd en daardoor mogelijk onduidelijk. Explicitering en zo nodig verduidelijking is daarom nodig. Wel is het enigszins hachelijk om ‘belangrijke’ regels te benoemen. De selectie kent namelijk altijd een zekere willekeur, bovendien kan ten onrechte de indruk ontstaan dat andere gedragsregels er niet zo toe doen. Ondanks deze bezwaren volgt nu een lijst van ’10 Gouden Gedragsregels’ voor de gehele Holding, met als doel te komen tot een gemeenschappelijke definiëring van integer gedrag.

In de brochure Werken onder de vlag van de EUR Holding BV is elk van deze regels verder uitgewerkt (zie de bijlage). Hier volgt een korte toelichting.

Regelnaleving

De formulering van gedragsregels is slechts een eerste stap op weg naar een ‘werkend’ integriteitsbeleid. Er is meer nodig voor een integere organisatie. Leidinggevenden moeten hun betrokkenheid tonen, in eigen gedrag en in hun reactie op het gedrag van anderen. Integriteit moet permanente aandacht krijgen. Zo zullen bijeenkomsten worden belegd waar het personeel de regels met elkaar bespreekt. Dit kan aan de hand van dilemmaspellen, waarvan er voor de Holding drie zijn ontwikkeld: voor integriteit rond contractonderzoek, rond contractonderwijs, en rond teamwork & fair play. Zo worden de regels ‘levend’ gemaakt. Bovendien kunnen reacties van het personeel aanleiding geven tot specificering van gedragsregels. Zoals er steeds een open oog moet bestaan voor mogelijk veranderende (interne en/of externe) omstandigheden die vragen om regelaanpassing. 

Opnieuw om de regels levend te houden, is het van belang de naleving ervan te monitoren. Hier ligt een taak voor leidinggevenden, inclusief de RvC’s, en voor de Holdingstaf. Zij zijn echter niet alleen verantwoordelijk; van het gehele personeel mag worden verwacht dat op naleving wordt toegezien. Dit gebeurt door een overtreder op zijn/haar gedrag aan te spreken, terwijl bij herhaalde of ernstige overtreding melding wordt gemaakt bij een leidinggevende of een binnenkort aan te stellen vertrouwenspersoon. Sanctionering van overtredingen draagt bij tot handhaving van de regels. Hierbij zijn allerlei varianten denkbaar, van persoonlijk aanspreken tot ontslag en mogelijk zelfs claims indien de Holding aantoonbaar schade heeft geleden. 

Integriteitsvoorzieningen binnen de Holding

De EUR kent een aantal integriteitsvoorzieningen. Voor de Holding geldt dat hierbij zo mogelijk wordt aangesloten en dat waar nodig eigen voorzieningen worden gecreëerd. Zo is aansluiting gezocht bij de vertrouwenspersoon Wetenschappelijke Integriteit van de EUR (thans prof. Patrick Groenen, ESE), aangevuld door een counselor wetenschappelijke integriteit voor de Holding met specifieke kennis van contractonderzoek. De EUR kent geen vergelijkbare voorziening voor onderwijs. Daarom heeft de Holding daarin zelf voorzien door de genoemde counselor tevens deze taak te geven.

Voor het onderdeel Fair Play & Teamwork is een specifieke vertrouwenspersoon voor de Holding benoemd die haar werk uitvoert in relatie tot de regelingen en procedures voor de melding van ongewenste omgangsvormen en vermoede misstanden (fraude, etc.). 

De Holding heeft tevens een Klachtencommissie die de Holdingdirecteur adviseert in het geval van een formele klacht.

Zie op de website de gegevens om met deze instanties in contact te komen.

Tot slot

Tot slot de vraag waarom juist nu binnen de Holding extra aandacht wordt geschonken aan integriteit. De reden is niet dat er plotseling van alles ‘misgaat’ en ook niet de verwachting dat dit ons binnenkort te wachten staat. Heel eenvoudig is de reden dat we met elkaar voor een plezierige en veilige werkomgeving moeten zorgen, en dat we moeten voorkomen dat op welke wijze ook reputatieschade voor de Holding ontstaat. Dit is een gedeeld belang van directie, management en medewerkers. 

Werken onder de vlag van EUR Holding BV

Medewerkers van EUR Holding BV zetten zich in om bij te dragen aan de realisering van onze hoofddoelstelling, de verspreiding en toepassing van wetenschappelijke kennis en inzichten. Dit gebeurt vanuit het besef dat alleen hoge kwaliteit het resultaat en daarmee het voortbestaan van de organisatie garandeert. 

De Holding omvat een aantalwerkmaatschappijendie in hoge mate zelfstandig opereren.

De aansturing van en binnen deze werkmaatschappijen berust op het principe van de drie R’s: 

• Richting geven: de koers wordt bepaald,
• Ruimte laten: vertrouwen is het uitgangspunt,
• Regels stellen: grenzen worden bepaald. 

Gemeenschappelijke regels

Terwijl iedere werkmaatschappij een eigen ‘bedrijfscultuur’ kent, hebben we een aantal gemeenschappelijke regels. Ze gelden voor iedereen die bij de Holding betrokken is: het ondersteunend personeel, docenten, onderzoekers en adviseurs, alle leidinggevenden, voorzitters en leden van de Raden van Commissarissen. Met elkaar zorgen we voor een plezierige werkomgeving door ons te houden aan normale gedragsregels, geschreven en ongeschreven, die garant staan voor fatsoen, respect en gelijkwaardigheid. Dit geldt voor onze onderlinge contacten zowel als voor de contacten met externe relaties (studenten, opdrachtgevers, collega’s van elders). Enerzijds betreft het alledaagse omgangsvormen, anderzijds een tiental Gouden Gedragsregels die extra nadruk krijgen. Deze regels hebben betrekking op de drie kernwaarden van het integriteitsstreven van de Erasmus Universiteit Rotterdam: professionaliteit, fair play en teamwork.

Tien Gouden Gedragsregels

Teamwork en fair play

1.      We gedragen ons volgens algemeen aanvaarde fatsoensnormen.

• Respect en vertrouwen zijn kenmerkend voor de wijze waarop we binnen en buiten EUR Holding BV (samen)werken.
• We aanvaarden verschil in cultuur, geloof, levensfase, seksuele geaardheid en etnische herkomst, en houden in ons handelen rekening met zulke verschillen.
• We onthouden ons van alle vormen van ongewenst gedrag, waaronder begrepen discriminatie, pesten, seksuele intimidatie, agressie en geweld.

2.      We houden ons aan academische codes en reglementen alsook aan algemene wet- en regelgeving. 

• We respecteren de privacy van onze collega’s, studenten en zakelijke relaties.          
• We tolereren geen strafbare feiten als corruptie, fraude, diefstal en oplichting. 
• We maken geen misbruik van onze bevoegdheden of positie.

3.      We gaan zorgvuldig om met financiën, bedrijfseigendommen en informatie. 

• We rapporteren open en correct over financiën.
• We gebruiken (bedrijfs)informatie en –eigendommen uitsluitend voor zakelijke doeleinden.
• We bergen documenten met vertrouwelijke gegevens steeds veilig op en houden informatie waarvoor geheimhouding geldt, altijd geheim.

4.      We ondersteunen collega’s zo veel mogelijk en werken hen zeker niet tegen. 

• We delen kennis en ervaring met elkaar.
• We hebben aandacht voor alle mensen in onze werkomgeving en we verplaatsen ons zo veel mogelijk in anderen.
• We zeggen elkaar en anderen niet meer toe dan we kunnen waarmaken.            We spreken elkaar aan en worden aangesproken op onjuist gedrag. 

5.      We doen over collega’s, studenten en opdrachtgevers nooit (bewust) onjuiste mededelingen.

Professionaliteit in onderwijs en onderzoek

6.      We volgen bij ons onderwijs en onderzoek de Nederlandse Gedragscode Wetenschapsbeoefeningvan de VSNU.  

• We beschouwen integer handelen als het fundament van alle wetenschapsbeoefening. 
• We menen daarom dat wetenschapsbeoefening altijd gebaseerd moet zijn op 7 principes: eerlijkheid, zorgvuldigheid, betrouwbaarheid, controleerbaarheid, onpartijdigheid, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid (zoals beschreven in de Gedragscode). 

7.      We volgen bij al ons contractonderwijs en –onderzoek de Verklaring van Wetenschappelijke Onafhankelijkheid van de KNAW.

• We gebruiken deze Verklaring als een praktisch handvat voor de inrichting van onze contractactiviteiten.
• We laten de opzet, uitvoering, interpretatie en publicatie van ons onderzoek noch de inhoud van ons onderwijs oneigenlijk beïnvloeden door belangen van opdrachtgevers. 

8.      De inhoud van ons contractonderwijs kan in overleg met, maar nooit uitsluitend door een opdrachtgever worden bepaald.

• We hechten sterk aan de borging van onafhankelijkheid en kwaliteit van ons onderwijs.

9.      We baseren de beoordeling van studieprestaties op expliciete en vooraf bekendgemaakte criteria.

• Deze beoordelingen zijn altijd de verantwoordelijkheid van de opleiding en dus niet van opdrachtgevers.

10.  We handelen onafhankelijk en voorkomen dat zelfs maar de schijn van belangenverstrengeling of van beïnvloeding ontstaat.

• We accepteren geschenken en uitnodigingen alleen als dit onze onafhankelijke opstelling niet in gevaar brengt.         
• Nevenwerkzaamheden kunnen een positieve bijdrage inhouden voor EUR Holding BV. Ze worden toegestaan voor zover het werk er niet onder lijdt en er geen sprake is van belangenverstrengeling. 

Eigen en gedeelde verantwoordelijkheid

We aanvaarden allemaal onze eigen verantwoordelijkheid om ons te gedragen zoals binnen de Holding wordt verwacht. Dit past bij een professionele organisatie waarin op basis van vertrouwen ruimte wordt gelaten voor nieuwe ideeën en initiatieven. Tegelijk is er een gedeelde verantwoordelijkheid om prestaties goed en de sfeer prettig te houden. Daarom wordt van ons allemaal verwacht dat we elkaar aanspreken bij overtreding van de regels, geschreven of ongeschreven. De ervaring leert dat dit de regels soms verduidelijkt en daarmee ‘levend’ houdt. En als we onderling eens geen goede oplossing vinden, kunnen we altijd terugvallen op procedures van de organisatie.

-/-